L’avvento e la successiva diffusione dei social media ha, negli ultimi anni, strutturalmente cambiato il modo di comunicare non soltanto per le Aziende ma anche per le Istituzioni e le Pubbliche amministrazioni.
Questo, per così dire “nuovo strumento”, ha avuto un impatto molto forte sul modo di comunicare in cui le P.A. si interfacciano con la cittadinanza.
Dal punto di vista normativa è bene chiarire che non esistono attualmente riferimenti precisi a riguardo.
Ad oggi, l’unico riferimento normativo è la L. 150/2000 che disciplina: “l’attività di informazione e di comunicazione delle P.A.”. La norma non si occupa però di specificare gli strumenti di comunicazione online (eccezion fatta per i siti web), ma bensì descrive soltanto i cd. “strumenti tradizionali”.
Questo vuoto normativo è stato in parte colmato con l’intervento da parte del Ministero della Pubblica amministrazione, nel 2009.
Infatti proprio nel 2009 è stato diffuso un vademecum per le pubbliche amministrazioni e l’utilizzo dei social media (poi successivamente integrato nel 2011).
Il vademecum si occupa di suggerire alle Pubbliche amministrazioni un approccio programmatico dell’utilizzo degli strumenti di comunicazione online. Tra l’altro caldamente consiglia l’adozione di una social media policy e l’attuazione di un piano strategico editoriale.
Infatti, rientra tra le finalità istituzionali, l’utilizzo dei social media per: informare su proprie iniziative e attività istituzionali; segnalare eventi, manifestazioni, iniziative culturali e per il tempo libero; diffondere notizie di pubblica utilità.
Dunque, premettendo la liceità nell’utilizzo dello strumento per il perseguimento delle finalità sopracitate è necessario anche valutare lo strumento di trattamento di dati personali in un’ottica di bilanciamento di interessi con il diritto alla riservatezza.
Si rammenta come sia di fondamentale importanza identificare, ai sensi dell’art. 4 del REG EU 2016/679, tutti quei soggetti che accedono alla pagina social del Comune, e che agiscono sotto l’autorità dello stesso.
Pertanto i dipendenti comunali che scrivono, pubblicano, condividono contenuti sulla pagina social del Comune devono essere appositamente autorizzati al trattamento.
In secondo luogo, è giusto anche rammentare come la pubblicazione di contenuti, seppur in una veste prettamente informativa della cittadinanza, costituisca una diffusione di dati personali. Sicchè è necessario prestare molta importanza alla tipologia di contenuti che vengono condivisi. Siano essi video, foto o copie di delibere o atti dell’amministrazione comunale è sempre necessario interrogarsi sulla liceità di detto trattamento.
In conclusione, per non incorrere in problematiche di sorta, che in determinati casi possono comportare anche sanzioni amministrative, è d’uopo approcciare ai social network mediante un’azione programmatica e strutturata individuando ex ante la tipologia di contenuti da diffondere, i soggetti autorizzati a farlo ed eventuali informazioni da fornire agli utenti.